Formales

• Ihre Nachricht ist Ihre Visitenkarte. Das sollten Sie niemals vergessen. Die deutsche Rechtschreibung gilt natürlich auch im Internet. Auch bei Emails gibt es Groß- und Kleinschreibung – selbst wenn’s anders vielleicht schneller geht. Erweisen Sie Ihrem Korrespondenzpartner Respekt, Höflichkeit und Aufmerksamkeit. Auch wenn eine Email eher den Charakter eines Dialogs und weniger den eines förmlichen Briefs.
• Das Format Ihrer Email ist normalerweise das so genannte Nur-Text-Format, seltener das html- oder Rich-Text-Format. Nicht jeder Empfänger nämlich kann mit seinem Emailprogramm html-Formate empfangen und lesen. Außerdem sind html-Mails sind in der Dateigröße umfangreicher. Das kann für den Empfänger von Nachteil sein, denn die Ladezeit erhöht sich dann ebenfalls.
• Genaues Adressieren ist wichtig. Und außerdem ein Gebot der Höflichkeit! Vergewissern Sie sich vor der ersten Mail an einen neuen Partner darüber, dass die Email-Anschrift korrekt ist. Bitte überprüfen Sie genau die Schreibweise – falls Sie nicht lediglich auf „Antworten“ klicken. Emails mit nur dem kleinsten Tippfehler erreichen nämlich niemanden, sondern verschwinden in den Weiten des Internet... Auch dann übrigens, wenn Sie Ihre Mail an mehrere Empfänger richten: Ist nur eine einzige Adresse falsch, bekommt niemand Ihre Nachricht.
• Halten Sie sich an Hierarchie-Ebenen. Schicken Sie eine Email nicht direkt an die „oberste Stelle“, nur weil dies eben technisch möglich ist.
• Geben Sie sich mittel Email-Adresse ausreichend zu erkennen. Nur dann kann der Empfänger mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Der Absender wird bei Emails „Footer“ oder auch „Signatur“ genannt. Normalerweise steht er – im Gegensatz zum „richtigen“ Brief – unter jeder Mail, die Sie verfassen. Hier gehören Ihr Absender und Ihre Kontaktdaten hinein – also Ihre postalische Anschrift sowie Telefon- sowie Faxnummer(n).
• Bei der Anrede schreiben Sie beim Erstkontakt wie im normalen Brief „Sehr geehrte Damen und Herren“ (oder nennen einen direkten Ansprechpartner namentlich). Hüten Sie sich davor, allzu salopp zu sein – Emails verführen dazu, aber das entspricht dennoch keinem guten Stil. Erst im zweiten Schreiben wählt man eine etwas persönlichere Ansprache: Üblich ist beispielsweise „Hallo, Herr/Frau...“. Dies ist entscheidend anders als in der sonst üblichen Korrespondenz: Man geht relativ schnell von der höchst offiziellen Anrede zu Empfängers ab.
• Seien Sie nicht zu salopp! Die Schnelligkeit, mit der man Emails austauscht, hat oft eher etwas von einem Gespräch als von einem Briefwechsel. Auch deshalb vermeidet man bereits bei der zweiten, spätestens der dritten Mail die allzu förmliche Anrede.
• Zitieren oder „Quoten“: Beim Antworten gilt es als unhöflich, die ganze Nachricht zu wiederholen – selbst wenn’s bequemer ist. Man darf und sollte sogar direkt auf bestimmte Passagen einer Email antworten. Die entsprechenden Sätze werden zitiert (auf Englisch „quote“), die Antwort direkt darunter geschrieben. Höflich ist es und zudem zeitsparend für den Empfänger, wenn man alle anderen Textteile löscht. Es ist nicht sehr praktikabel, stets die gesamte Mail zu zitieren: Denn das Lesen und Finden relevanter Textteile ist schwieriger.
• Zitate zeigt man mit einem Sonderzeichen an: meist wird „>“ verwendet. Viele Emailprogramme setzen Zitate auch farblich ab – optimal für den Empfänger, wenn er ein ähnliches Programm auf seinem Rechner hat.

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